Minggu, 08 Januari 2012

Modul Sales

Modul Sales

Fasilitas modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa, retur penjualan dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Selain itu, MYOB juga menyediakan tiga pilihan modul penjualan yaitu mulai dari Quote, Order, Invoice, Receive Payments, dan Transaction Journals. Pada dasarnya pemrosesan data dengan menu Sales hampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktik akuntansi secara manual. Dari Pulldpwn Menu Command Centres> klik Sales> klik Enter Sales

Enter Quotes

Form ini berguna untuk membuat permohonan (Quote) dari pelanggan atas penjualan suatu barang dagangan/item. Transaksi Quote ini tidak akan dijurnal maupun diposting pada catatan akuntansi perusahaan. Jika Anda telah membuat Quote, maka Quote tersebut dapat dijadikan Order atau bahkan bisa juga langsung dijadikan Sales Invoice kepada bagian penjualan/invoicing.

Enter Orders

Form ini berguna untuk membuat pesanan (Order) dari pelanggan atas penjualan
suatu barang dagangan/item. Order penjualan juga bisa dilakukan secara langsung
mengisikannya dari menu Command Centre> klik Sales> klik Enter Sales. Kemudian ubahlah
template menjadi ORDER, selanjutnya isikan data Order (sama dengan cara pengisian Quote)
yang diperlukan seperti: customer, nomor invoice, tanggal, termin dan data item lainnya yang
dipesan. Yang membedakan tampilan Order dengan Quote hanyalah terletak pada bagian
bawah sebelah kanan form ada tambahan isian Paid Today, Payment Method, dan Balance
Due. Untuk menyimpan hasil pembuatan Order tersebut klik Record.

Enter Invoices

Merupakan formulir untuk mencatat penjualan barang atau jasa baik secara tunai maupun
kredit. Untuk mengaktifkannya klik Sales dari jendela Command Centre dilanjutkan dengan
mengklik Enter Sales. Tampilan formulir penjualan barang berbeda dengan faktur untuk penjualan jasa.

Proses pencatatan transaksi penjualan dilakukan dengan langkah :

1. Pilih dan klik menu Sales – Enter Sales. Kotak dialog Sales – New Item ditampilkan Jika
tampilan yang muncul bukan Sales – New Item, maka Anda harus klik icon Layout yang ada di
bagian bawah form Sales – ….. dan pilih layout yang dikehendaki apakah Item, Service,
Profesional, Misellaneous atau Time Billing (Versi 13).

2. Klik drop-down dan pilih nama pelanggan pada isian customer, selanjutnya isi data-data
transaksi berikut ini.
• Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan
isian pada Customer Card yang bersangkutan.
• Invoice # : diisi atau secara otomatis terisi nomor faktur.
• Date : cek tanggal transaksi, jika tidak sesuai, ketik secara manual tanggal transaksi
tersebut.

• Customer PO # : diisi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan (jika ada).
• Kolom Ship diisi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli.
• Kolom Item Number, diisi dengan kode barang yang dijual dengan cara menempatkan
penunjuk mouse, dilanjutkan menekan enter dan diakhiri memilih kode barang yang
bersangkutan.
• Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan sesuai dengan kode
pada kolom Item Number.
• Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory) angka ini dapat
diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan.
• Kolom Disc. %, diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada).
• Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan
harga jual (dikurangi potongan).
• Kolom Job, diisi dengan kode job (jika ada).
• Kolom Tax, secara otomatis terisi kode pajak pertambahan nilai/VAT.
• Kotak isian Salesperson : diisi dengan karyawan bagin penjualan (jika ada).
• Kotak isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan
(jika ada), komentar ini dibuat melalui menu Sales – Comments & Ship Methods.
• Kotak isian Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), keterangan ini
dibuat melalui menu Sales – Comments & Ship Methods
• Promised Date : diisi dengan kesanggupan membayar jika merupakan penjualan kredit
(jika ada).
• Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang bersangkutan
• Kotak isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada).
• Kolom Tax, secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual.
• Kolom Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai
barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
• Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar pembeli atau diterima penjual dari
konsumen.
• Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah
yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Piutang
Dagang.

3. Klik tombol Record, Proses pencatatan selesai.

Mencatat Penerimaan dari Konsumen
Penerimaan uang yang dicatat melalui menu Sales adalah semua penerimaan dari konsumen
(Receive payment) yang berhubungan langsung dengan penjualan barang atau jasa aktivitas
utama perusahaan. Proses pencatatan penerimaan pelunasan Piutang dilakukan dengan langkah
berikut ini :
1. Pilih dan klik modul Sales – Receive Payments. Kotak dialog Receive Payments
2. Isi semua data transaksi berikut ini:

· Klik dan pilih salah satu rekening (tipe Detail Cheque atau Detail Credit Card) pada bagian
kiri atas kotak dialog Customer Payment – yang berfungsi untuk menampung penerimaan
pembayaran (Deposit to Account) atau bisa juga pilih Group with Undeposited Funds
tergantung kebijakan akuntansi perusahaan.

· Klik drop-down dan pilih pelanggan yang membayar pada kotak Customer Ö, dalam
kasus ini Portable Outlet Centre.

· Pada kotak ID # : secara otomatis terisi kode penerimaan kas (customer receipts)
CR000xxx, jika Anda menghendaki keterangan yang lain isi secara manual pada bagian ini
(misalnya BKM12-1).

· Kotak Date : secara otomatis terisi tanggal sesuai dengan sistem komputer, jika tidak
sesuai bagian ini dapat diedit.

· Kotak Amount Received : isi dengan jumlah yang dibayar oleh pelanggan atau konsumen
dengan cara klik isian ini setelah kolom Amount Received diisikan, maka secara otomatis
langsung terisikan.

· Kotak Memo : secara otomatis terisi penjelasan jurnal, ganti keterangan lain jika Anda
memerlukan.

· Kolom Amount Applied : diisi dengan pendistribusian angka dari kotak isian Amount
Received.

· Finance Charge : diisi dengan banyaknya jumlah denda yang dikenakan perusahaan
kepada pelanggan atas keterlambatan pelunasan piutang yang bersangkutan.

3. Klik tombol Record.

4. Klik tombol Print Later untuk menunda pencetakan faktur atau kredit memo atas diskon
pelunasan yang telah diberikan.
5. Proses pencatatan transaksi selesai.

Sumber :
http://rogonyowosukmo.files.wordpress.com/2009/08/modul-myob-accounting.pdf

Resensi Software MYOB

Pengertian MYOB Accounting
Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB Limited mengeluarkan MYOB Accounting versi 15 hadir dengan sejumlah fasilitas namun tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun, pengaturan (setup), mengelola bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca, labarugi dan sebagainya.

Ada beberapa alasan kenapa kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain :

· Mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya berfiat sederhana dan berupa gambar-gambar sehingga untuk pemula pun akan sangat mudah untuk memahaminya.

· Mempunyai kemampuan export data ke program excel, sehingga laporan nya bisa juga di cetak di program excel.

· Dapat diterapkan untuk 105 jenis perusahaan yang disediakan.

· Mempunyai laporan keuangan yang sangat banyak termasuk setting pajak serta menampilkan analisa dalam bentuk grafik.

· Peranan MYOB dalam siklus akuntansi perusahaan jasa
• Sebagai alat komunikasi untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan dalam proses implimentasi dalam pengoperasian MYOB
• Sebagai alat untuk mempermudahkan kita untuk mencatat transaksi dalam perusahaan jasa

Kelebihan lain dalam MYOB adalah :
1. MYOB Accounting Software dapat melakukan analisa bisnis

· Memiliki lebih dari 160 laporan dan chart

· Nilai Profit & Loss dan Balance Sheet terbaru

· Membuat laporan yang menyeluruh, yang kemudian dirubah dalam Ms.Excel file untuk melakukan analisa lebih dalam.

· Menggunakan Company Data Auditor untuk mendeteksi kesalahan

2. Kelola customer dengan efektif
MYOB Accounting Software dapat memberikan laporan penjualan dan informasi dari customer dengan cepat dan akurat. Karena semua laporan dapat diexport ke berbagai format yang berbeda.

3. Membuat Customize Form
Dapat mendesign sendiri invoice dan laporan keuangan sesuai keinginan, seperti membuat formulir dengan menambahkan logo, customize text, header, dan subtitle.

4. Pengelolaan Inventory yang menyeluruh
MYOB secara otomatis meng-adjust inventory saat terjadi proses penjualan. Selain itu, MYOB dapat merecall, edit, reverse, dan delete inventory adjustment dan transfer seperti yang dilakukan pada transaksi yang sudah tercatat. MYOB juga memiliki fitur yang canggih dalam penetapan harga acuan dengan lima quantity break dan enam level penetapan harga. Memungkinkan anda melakukan pemetaan harga dan strategi penjualan berdasarkan status pelanggan.

5. Invoice pelanggan melalui email
Dengan MYOB anda dapat menghemat biaya surat-menyurat dan perlengkapan kantor lainnya, karena dikirim melalui email. MYOB telah compatible dengan Microsoft Outlook dan Netscape Messanger.

6. Company Data Auditor
Adalah sebuah rangkaian checklist atas integritas seluruh proses data anda.

Kekurangan lain dalam MYOB adalah :

1. Database MYOB merupakan database yang dikunci, pengguna tidak dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field, sehingga customization apabila diperlukan relatif sulit.

2. MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada fitur perpajakan didalamnya.

3. Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul.

4. Untuk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi.

5. Kelemahan multi warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola didalam MYOB.

6. Tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.


Command Centre

merupakan pembagian dari kegiatan atau transaksi perusahaan, terdiri dari :

1. Accounts, Fasilitas ini berfungsi untuk mencatat data awal perusahaan berupa pencatatan

rekening, proses pencatatan transaksi dan proses penjurnalan transaksi.

2. Banking, Berfungsi untuk mencatat Pengambilan dan penyetoran uang , mencetak bukti

transaksi dan laporan keuangan perusahaan yang dalam transaksinya mengunakan modul

Chequebook.

3. Sales, Berfungsi untuk mencatat jurnal penjualan barang dagangan dan penerimaan

pelunasan piutang dari Customer, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan

termasuk analisis penjualan barang dan jasa.

4. Time Billing, Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yang termasuk dalam daftar aktivitas (activity list) yang dicatat melalui menu Time Billing (untuk MYOB V.13).

5. Purchases, Berfungsi untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan dan pembayaran hutang kepada Supplier, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis pembelian barang dan jasa.

6. Payroll, Digunakan untuk mencatat transaksi penggajian karyawan atau pegawai, meliputi perhitungan gaji pokok, bonus dan perhitungan pajak penghasilan karyawan (untuk MYOB V.13).

7. Inventory, Berfungsi untuk mencatat data barang ( yang meliputi no dan nama barang, harga jual, harga beli, jumlag barang, satuan ) yang diperjual belikan.

8. Card File, Card File berfungsi untuk mengarsipkan data pelanggan, pemasok, data karyawan yang terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan atau jasa.